1. Plan – do – check – act (PDCA)
PDCA là một công cụ được áp dụng rất nhiều trong bệnh viện đại học Tsukuba. Nó trở thành công cụ ăn sâu vào máu của từng nhân viên y tế, dù là điều dưỡng hay bác sĩ hay các cấp quản lý.
Khi bệnh viện bắt đầu muốn phát động hoạt động PDCA, họ sẽ dán các poster liên quan đến PDCA, các dự án họ sắp áp dụng PDCA ngay tại cửa ra vào của căn-tin – nơi mà mỗi ngày tần suất nhân viên ra vào rất lớn. (Hình1,2)
Áp dụng PDCA trong protocol mổ tim (họ mô tả lại các hình ảnh trước khi mổ(hình có sẵn họ sẽ bỏ vào), họ sẽ viết lại tất cả thông tin bệnh nhân, những quan sát của họ trong lúc mổ rất chi tiết. Nếu hình không có sẵn, họ tự vẽ lại các hình ảnh đó, (phần vẽ bằng bút chì màu) và mô tả lại các bước họ đã làm, họ nêu đầy đủ các bước Plan-Do-Check-Act trong procotol. Sau đó họ sẽ triển khai protocol này (Do), sau đó họ kiểm tra (Check) có bất thường gì khi áp dụng Protocol này hay không và nếu nó ok thì họ sẽ lưu lại protocol này và phát triển nó. Nếu nó có gì khác thường so với Plan ban đầu, họ cũng ghi nhận lại để có cơ sở để cải tiến
Điều quan trọng nhất trong PDCA là chúng ta phải lưu lại hết tất cả thông. ghi lại cả những cái risk, thậm chí 1 ca mổ cũng có 1 người chịu trách nhiệm timing, ví dụ bữa nay tôi mở ngực 4 phút, tôi phải ghi lại, bữa sau tôi mở ngực 6 phút thì tôi cũng phải ghi lại, để xem mở ngực 4 phút có hiệu quả hơn không, rồi ca mở ngực 4 phút bị chảy máu, mở 6 phút không bị chảy máu thì họ cũng ghi nhận lại các thông tin này để check lại và để ghi lại đầy đủ các thông tin này, đòi hỏi người làm phải hiểu rõ công việc của mình.
2. Quản lý trực quan
Quản lý trực quan là sử dụng các công cụ mang tính trực quan mà con người có thể quan sát và nhìn thấy được nội dung cần thực hiện cũng như thấy được ý nghĩa của nó. Mục đích của quản lý trực quan là chỉ dẫn công việc thông qua các hình ảnh …nhằm giúp người lao động lắm bắt nhanh thông tin sản xuất, các hướng dẫn công việc. Không những vậy nó còn giúp cho người quản lý quản lý đơn giản hơn và hiệu quả hơn. Khi thực hiện việc kiểm soát trực quan nên kết hợp với 5S.
**An toàn trong dùng thuốc
Theo bộ y tế đã ban hành chính thức là đảm bảo 5 đúng khi cho người bệnh dùng thuốc đó là: Đúng người bệnh (Right patient), Đúng thuốc (Right Drug), Đúng liều dùng (Right Dose), Đúng đường dùng (Right Route), Đúng thời gian (Right Time). Tuy nhiên , ở Tsukuba thì họ có thêm Right Purpose (Đúng mục đích): Tức là điều dưỡng phải biết tiền sử bệnh của bệnh nhân, thuốc này có tác dụng gì, tại sao bệnh nhân phải dùng thuốc này, nếu điều dưỡng thực hiện đúng Right Purpose thì khi BN hỏi mình được cho uống thuốc gì, công dụng gì thì điều dưỡng chắc chắn phải trả lời được. Đây là một yêu cầu bắt buộc và đưa thành 6 Rights trong thực hiện thuốc tại Nhật Bản. ( hình 4)
Bơm tiêm điện: Mỗi bệnh nhân 1 máy đều được bộ phận Dược chuẩn bị sẵn, trên máy đều có 1 nhãn gồm những thông tin: barcode thông tin bệnh nhân, thuốc gì, hàm lượng, liều dùng, đường dùng, khi nào dùng và mục đích của thuốc. (hình 5)
Hình 6: áp dụng 5S trong việc tránh tương tác thuốc khi cho BN dùng nhiều thuốc (tương tác ngay trong dây truyền), quy định thuốc nào thì được truyền qua dây nào. Thuốc được dán nhãn màu hồng, thì sẽ được truyền vào dây có nhãn màu hồng và ghi rõ tên thuốc lên dây truyền.
Hình 7: phân loại rác. Thay vì ghi ra danh sách rác vào bỏ vô thùng nào thì họ để sẵn hình ảnh các vật được phép bỏ vô thùng nào.
Hình 8: PDSA (plan – do – study – act) trong shift handoff của điều dưỡng. PDSA được sử dụng khi muốn triển khai phương pháp mới chưa từng áp dụng (study – nghiên cứu)
Hình 9: bút bi PDCA.
Tại Nhật Bản, họ rất ưa chuộng loại bút 4 màu này. Mỗi 1 màu tương ứng với 1 bước trong PDCA. Ví dụ, điều dưỡng lập kế hoạch chăm sóc người bệnh (Plan), sẽ viết kế hoạch chăm sóc bằng màu mực xanh dương, khi thực hiện kế hoạch chăm sóc/ thực hiện y lệnh (Do) thì sẽ sử dụng màu mực xanh lá, màu đỏ dùng để check lại những công tác đã làm so với kế hoạch chăm sóc ban đầu có gì khác biệt không, trong quá trình thực hiện y lệnh nếu họ phát hiện BN bị dị ứng thì sẽ dùng bút đỏ này để note lại (check), sau đó báo BS để điều chỉnh kế hoạch chăm sóc, sau khi BS chỉ định y lệnh mới, điều dưỡng sẽ ghi nhận lại bằng màu tím (Act), và cứ thế họ áp dụng PDCA cho đến khi BN đạt được kết quả điều trị như kế hoạch đã lập ra ban đầu.
Việc sử dụng bút 4 màu phân biệt rõ ràng này giúp cho họ dễ dàng điều tra lại các sự cố, phát hiện ra những bất thường so với kế hoạch điều trị, chăm sóc.
Lời kết:
Trên đây là những áp dụng Lean thực tế tại BV đại học Tsukuba. Hành trình áp dụng Lean vào y tế Việt Nam còn nhiều trông gai, nhưng hi vọng mỗi ngày chúng ta cùng nhau chia sẻ những kiến thức, kinh nghiệm, học hỏi bên trong lẫn bên ngoài để cùng nhau phát triển và đưa Lean trở thành một người bạn đồng hành trong hoạt động quản lý chất lượng bệnh viện của chúng ta.
